¿Cómo crear una taxonomía?

De Coneix

¿Qué es una taxonomía?

Una taxonomía, es una estructura que proporciona un sistema para clasificar elementos. – Documentos, proyectos, organismos, productos, libros- en una serie de grupos jerárquicos para facilitar su identificación.

Una taxonomía es un conjunto de palabras clave ordenadas en forma de árbol que nos permiten clasificar elementos.

Taxonomías i CONEIX.

CONEIX utiliza una taxonomía para clasificar documentos, proyectos y noticias.

Una de las limitaciones de Windows para la clasificación de archivos es que para clasificar un archivo solo podemos utilizar el nombre del archivo y la carpeta donde lo guardamos.

La taxonomía de CONEIX funciona como un árbol de directorios donde un documento puede guardarse en varios directorios a la vez.

El sistema de clasificación de Coneix mediante una taxonomía permite acumular todo el conocimiento explícito que nuestra empresa acumula sobre un aspecto concreto. Vamos a aclarar este concepto mediante un ejemplo:

Supongamos una ingeniería que se dedique a la realización de proyectos de instalaciones. En su taxonomía deberíamos encontrar una clasificación parecida a esta:

  • Tipo instalación
    • Electricidad
      • Baja Tensión
      • Media
      • Alta
    • Gas
    • Incendios
    • Agua y saneamiento
  • Tipo de establecimiento.
    • Industrial
    • Comercios
    • Viviendas
    • Centros sanitarios
      • Quirófanos
  • Localización Física
    • Comunidad de Madrid
      • Madrid
        • Alcalá
    • Comunidad Valenciana
    • Andalucía
      • Sevilla
      • Córdova
    • Cataluña
    • País Vasco

Esta clasificación nos permitiría clasificar:

Proyectos: por ejemplo el último proyecto de instalación de BT en un quirófano de un hospital de Sevilla.

Documentos: por ejemplo la normativa específica del ayuntamiento de Madrid para instalaciones contra incendios en comercios.

¿Cómo debe ser una taxonomía?

Para que podamos usarla de manera sencilla debe cumplir una serie de requisitos:

  • Debe ser sencilla.
  • Debe ser específica para nuestra organización.
  • No debería tener más de 3 niveles y cada elemento no debería tener más de 6 o 7 hijos.

Metodología para la creación de una taxonomía.

Recopilar información existente.

En toda empresa, ya se están usando sistemas de clasificación basados en taxonomías (árboles de directorios, clasificación de normativa, clasificación de proyectos o de documentación técnica).

Primero recogeremos las distintas clasificaciones que estamos usando.

  1. Estructura de directorios para la clasificación de la información.
  2. Sistema de clasificación de proyectos.
  3. Clasificación de catálogos.
  4. Clasificación de normativas.
  5. Listado de tecnologías en que trabajamos.
  6. /.../

Nota: para crear un documento que contenga la estructura de directorios que utilizamos actualmente podemos utilizar el comando de DOS

C:\> tree > arbol.txt

Este comando generará un fichero llamado arbol.txt en el directorio desde el que lo hayamos ejecutado.

Reestructurar la información para obtener un árbol sencillo y útil

A partir de tota la información recogida en los puntos anteriores, debemos construir nuestro árbol de taxonomías.

Para ello debemos tener en cuenta el sistema de clasificación de documentos que proporciona el CONEIX:

En el CONEIX, un documento se clasifica con las siguientes relaciones: directorio, nombre, autor, persona, empresa, proyecto, tipo documento, y taxonomía.

Debido a este hecho, mucha de la información que tradicionalmente ponemos en las estructuras de directorios resultan superfluas en el CONEIX y podemos por tanto simplificar el árbol. Por ejemplo, es frecuente encontrar un directorio ofertas. En CONEIX, la oferta queda definida en el tipo de documento y por tanto no es necesario ponerlo en la taxonomía. Lo mismo sucede con proyectos o empresas.

Adicionalmente necesitaremos una clasificación de tipos de documentos: Oferta, informe técnico, memoria, CV, calculo, libro, artículo, especificaciones técnicas, planificación...

Otros puntos a tener en cuenta.

El resultado ha de ser simple y práctico. La busca de una taxonomía perfecta acostumbra a producir resultados deficientes. Las taxonomías anchas y planas son más útiles que las muy profundas.