Nuevo Documento

Permite subir un documento a CONEIX.

Funcionamiento

Esta pantalla permite subir un nuevo documento a CONEIX.

Cuando subimos un documento a CONEIX el sistema realiza una copia del documento que tenemos en nuestro disco duro y la guarda.

Para modificar un documento, primero deberemos bajarlo al disco duro, una vez abierto en local con el programa correspondiente realizamos los cambios necesarios y volvemos a subir una nueva versión.

Disponemos de estas funcionalidades adicionales:

• Clasificación de los documentos mediante:
  • Estructura de carpetas clásica y nombre de documento.
  • Tipo de documento.
  • Taxonomía. (lista de palabras clave o keywords
  • Relación del documento con un proyecto, una empresa y una persona.
• Control de acceso. Permite definir que personas pueden acceder a una carpeta y/o un documento.
• Control de versiones.
• Procesos de aprobación de documentos.

Listado de campos

• Nuevo Documento:
  • Archivo. Botón Examinar. Permite seleccionar en nuestro disco duro el documento que queremos subir. Disponemos también de un campo en blanco que permite modificar el nombre del fichero que queremos subir (debemos poner el nombre sin extensión).
    • Descomprimir: si pulsamos el icono descomprimir cuando subimos un archivo de extensión .zip (solo zip, otras extensiones de compresión no sirven), CONEIX descomprime la carpeta zip y colgará todos los archivos dentro de la carpeta en el directorio de trabajo.
  • Autor. La persona que sube el documento. No es modificable.
  • Validación. Permite seleccionar a las personas que deberán validar el documento. Estas personas recibirán un mensaje informándoles de que tienen un documento pendiente de validar. El autor a su vez recibirá un mensaje informándole de si el documento ha sido validado o no.
• Características:
  • Tipo: permite seleccionar el tipo de documento que hemos subido. En la configuración de CONEIX podemos crear nuevos tipos de documentos.
  • Acceso: permite seleccionar el nivel de acceso al documento:
    • Normal: Todos los usuarios con acceso al gestor de documentos o al buscador de documentos podrán acceder al mismo.
    • Restringido: El documento hereda los permisos de la carpeta a la que pertenece.
• Relaciones:
  • Proyecto. Permite relacionar el documento con un proyecto.
  • Empresa. Permite relacionar el documento con una empresa.
  • Persona. Permite relacionar el documento con una persona.
• Observaciones. Permite añadir observaciones al archivo y facilitar su búsqueda.
• Taxonomías. Lista de palabras clave que permite clasificar de manera sencilla y rápida el documento, facilitando su búsqueda posterior.